Ledenadministratie

De procedure m.b.t. in- en uitschrijven en andere veel gestelde vragen met betrekking tot de
Ledenadministratie van de R.K. Kerk
Vooraf: enkele gebruikte termen, afkortingen en organisaties
Parochie: een gemeenschap van R.K. gelovigen. Een parochie is in Nederland territoriaal bepaald aan de hand van
de postcodes. De postcode van het kerklid bepaalt bij welke parochie iemand hoort. De door de bisschop van
Haarlem-Amsterdam gegeven instructie wordt door ons parochie nageleefd. De praktische uitwerking binnen onze
parochie wordt aangegeven.
SILA: Stichting Interkerkelijke Ledenadministratie
SILA Stip: In de Gemeentelijke Basisadministratie staat achter de naam van iedere burger die door een
kerkgenootschap, c.q. parochie, bij SILA als kerklid is aangemeld een ‘SILA-stip’. Het is niet letterlijk een stip, maar
een digitaal kenmerk.
Wanneer de betrokken burger verhuist of overlijdt, weet de gemeenteadministratie door de SILA-stip dat de mutatie
ook moet worden doorgegeven aan de SILA.
De gemeente weet zelf niet bij wèlk kerkgenootschap de betrokkene hoort, wel dàt mutaties moeten worden
doorgegeven aan de SILA. Bij de SILA weet men bij welke kerk de betrokkene behoort en zo kan de SILA de
binnengekomen mutatie doorgeven aan het kerkgenootschap waar het om gaat.
R.-K. Bureau voor de Ledenadministratie: Bureau dat de leden van de R.-K. Kerk bijhoudt. De gegevens worden
verkregen van de parochies en van SILA
Voor adressen: onderaan deze pagina.
Procedure rond in- en uitschrijven
Vragen en antwoorden m.b.t. aan- en afmelden bij een parochie/ de R.K. Kerk.
1. Onder welke parochie hoor ik?
Ieder kerklid hoort in principe bij de dichtstbijzijnde parochie waar iemand woont.
Onze ledenadministratie informeert u bij twijfel graag verder.
Overigens kennen we het fenomeen van ‘voorkeursparochie’. Dit betekent dat wanneer u zich meer verwant voelt met
een andere parochie dan die waarbinnen u woont u zelf vrij bent om dat kenbaar te maken aan de parochie van uw
voorkeur.
2. Hoe kan ik mijzelf of mijn kind als kerklid aanmelden?
Alle gedoopte kerkleden zijn in principe in onze kerk-ledenadministratie opgenomen.
Belangrijk is het om uzelf of uw kind aan te melden bij de plaatselijke parochie:
bij nieuwe kerkleden. Kinderen die gedoopt worden of mensen die op latere leeftijd tot de kerk toetreden, moeten als
nieuw kerklid eenmalig worden aangemeld. De burgerlijke overheid geeft dus geboorten van kinderen van ouders met
een SILA-stip niet door aan de kerkgenootschappen.
bij een huwelijk tussen een katholieke en een niet-katholieke partner. Indien gewenst kan ook de niet-katholieke
partner in de kerkledenadministratie worden opgenomen.
bij her-inschrijvingen (zie verder bij 10)
 
3. Hoe kan ik uitgeschreven worden als parochiaan?
Als een parochiaan niet meer als kerklid ingeschreven wil staan, moet deze dat schriftelijk kenbaar maken bij de
parochie waarin iemand woont. De parochie verwijdert de gegevens van het kerklid uit het ledenbestand en meldt
deze persoon af bij SILA. Ook na een verhuizing zal deze persoon dan niet meer benaderd worden.
 
4. Hoe kan ik uitgeschreven worden als lid van de R.K. Kerk?
Er zijn mensen voor wie het uitschrijven uit een parochie niet afdoende is. Zij willen ook een aantekening gemaakt
zien in het doopregister. In dat geval moet men dit schriftelijk kenbaar maken aan de parochie waar men woont.
Belangrijk is dat men aangeeft in welke parochie in welke plaats men indertijd is gedoopt. Ook een kopie van een
legitimatiebewijs dient te worden meegezonden.
De parochie zal schriftelijk bevestigen dat de aantekening in het doopboek van de huidige R.K. Parochie Emmaüs of
de beide voormalige parochies Sint Jan de Doper en H. Sacrament heeft plaatsgevonden.
Indien de doop elders heeft plaatsgevonden, dan zal de parochie u bevestigen dat zij het verzoek om aantekening in
het doopregister heeft doorgegeven aan de parochie waar de doop heeft plaatsgevonden. Die parochie maakt de
aantekening in haar doopregister.
Andere veelgestelde vragen en antwoorden over de r.-k. kerkledenadministratie
 
5. Ik ben als kind gedoopt maar kom nooit in de kerk. Ben ik dan toch lid?
Ja, iedereen die is gedoopt in een katholieke kerk is katholiek en lid van de Kerk. Daarom wordt na de doop de naam
van de gedoopte in het doopboek geschreven. Dan worden ook de gegevens opgenomen in de parochiële
kerkledenadministratie. Wanneer iemand het contact met de kerk verloren heeft of wanneer deze de parochie binnen
welke grenzen iemand woont niet financieel steunt, blijf deze toch kerklid.
 
6. Hoe komt de parochie aan mijn gegevens?
Elke parochie is voor de gegevens van haar kerkledenadministratie afhankelijk van twee bronnen: haar eigen
parochianen en (eenmaal ingeschreven) het R.-K. Bureau voor de Ledenadministratie, die door de SILA over mutaties
wordt geïnformeerd.
Van parochianen wordt verwacht dat zij zelf de parochie berichten over bijvoorbeeld de geboorte van een kind,
(hernieuwde) betrokkenheid van een persoon bij de parochie, huwelijk met een niet-ingeschreven partner enz.
Het R.-K. Bureau voor de Ledenadministratie informeert de parochies in Nederland over allerlei soorten wijzigingen.
Denk hierbij aan veranderingen in de burgerlijke staat, verhuizen of overlijden van mensen die staan ingeschreven bij
de Rooms-katholieke Kerk. Het R.-K. Bureau voor de Ledenadministratie krijgt deze wijzingen van de Stichting
Interkerkelijke Ledenadministratie (SILA). Deze stichting krijgt de gegevens op haar beurt weer van de Gemeentelijke
Basis Administratie (beter bekend als het Bevolkingsregister) vanwege de zogenaamde SILA-stip.
 
7. De parochie heeft mijn gegevens geregistreerd maar niet dat ik een kind kreeg. Hoe kan dat?
Het R.-K. Bureau voor de Ledenadministratie verstrekt alleen gegevens van mensen die al eerder door hun parochie
zijn aangemeld en bij wie een zogenaamde SILA-stip is geplaatst. Een pas geboren baby wordt niet automatisch
opgenomen in de kerk-ledenadministratie, ook al staan de ouders als katholiek geregistreerd. Als de ouders niet aan
de parochie melden dat er een kind is geboren, kan de parochie dit kind niet aanmelden en ontvangt de parochie dus
ook geen gegevens over dit kind.
Wanneer het kind in de parochie wordt gedoopt, plaatst de pastoor een aantekening in het doopregister en worden de
gegevens opgenomen in de kerk-ledenadministratie. Via het R.-K. Bureau voor de Ledenadministratie meldt de
parochie het kind aan bij de Stichting Interkerkelijke Ledenadministratie zodat de SILA-stip geplaatst kan worden.
Vanaf dat moment ontvangt de parochie steeds bericht als zich wijzigingen voordoen.
 
8. Kan ik als parochiaan ook een soort slapend lid blijven?
Indien iemand op dit moment geen gerichte post, een parochieblad of andere informatie van of over de parochie wenst
te ontvangen, maar zich toch niet wil uitschrijven, kan deze dat kenbaar maken aan de parochie. Men wordt dan in
een ‘niet-actief’ bestand opgenomen.
 
9. Kan ik van de SILA-stip af?
Indien iemand wel kerklid wil blijven, maar het niet op prijs stelt dat dit op een of andere wijze bij de overheid staat
geregistreerd, kan men dit aan de parochie kenbaar maken. Dan blijft men wel lid, maar wordt men bij SILA afgemeld.
De SILA-stip wordt uit de Gemeentelijke Basis Administratie verwijderd. Een en ander betekent dat men zich zelf wel
na een verhuizing moet melden bij een andere parochie. Wij willen dat om die reden niet stimuleren omdat ons
bestand door deze koppeling juist goed op orde blijft. De parochiaan kan ook rechtstreeks bij de SILA schriftelijk
bezwaar maken tegen registratie.
 
10. Kan ik weer opnieuw toetreden tot de R.K. Kerk?
Iemand die om welke reden dan ook eerder heeft kenbaar gemaakt niet meer ingeschreven te willen staan bij de
parochie, kan dat besluit eenvoudig herroepen door dit aan de parochie kenbaar te maken. De parochie vraagt wellicht
via een formulier nadere gegevens.
Wanneer men ook afscheid heeft genomen van de R.K. Kerk en een aantekening daarvan heeft laten maken in het
doopregister van de parochie waar men is gedoopt, is het vereist daarover in gesprek te gaan met de pastoor van de
parochie.
 
11. Kan de doop ongedaan gemaakt worden?
De parochie kan in het doopregister aantekenen dat een gedoopt lid de kerk formeel heeft verlaten. Wat een parochie
niet kan is de gegevens van deze gedoopte uit het doopregister verwijderen.
De R.-K. Kerk stelt zich daarbij op het standpunt dat de doop binnen onze Kerk eenmalig en onomkeerbaar is.
 
12. Ik ben verhuisd maar wil in mijn vorige parochie actief blijven. Kan ik daar ook als lid geregistreerd
blijven staan?
In de kerkledenadministratie van een parochie staan alleen de katholieken ingeschreven die binnen de
parochiegrenzen wonen. Zij zijn – om het zo te zeggen – parochianen in strikte zin. Wanneer zij verhuizen naar een
andere parochie, worden zij via het R.-K. Bureau voor de Ledenadministratie automatisch ingeschreven in de nieuwe
parochie waar zij zijn komen te wonen. Willen zij echter parochiaan van hun oude parochie blijven of van een andere
parochie worden, dan dienen zij zich opnieuw – maar dan als voorkeursparochiaan – te melden bij deze parochie. Hier
worden zij dan met de vermelding ‘voorkeursparochiaan’ geregistreerd; zij blijven echter als ‘parochiaan’ ook
ingeschreven in de administratie van de parochie waar zij wonen. De geografische parochie zal hier rekening mee
houden en hen dus veelal niet zelf actief benaderen.
 
13. Kan ik als kerklid mijn gegevens rechtstreeks via bijvoorbeeld internet inzien?
Rechtstreeks inzien van gegevens in de kerkledenadministratie is voor een parochiaan niet mogelijk, noch via een
computer noch bij het parochiesecretariaat.
Volgens het Reglement Bescherming Persoonsgegevens Parochies hebben parochianen wel recht op inzage in hun
door de parochie geregistreerde gegevens. Voor inzage en correctie van hun persoonsgegevens verwijst dit
Reglement parochianen naar de eigen parochie, waar zij een schriftelijk verzoek kunnen indienen. Wanneer een
parochiaan als betrokkene of als wettelijk vertegenwoordiger (van kinderen die nog geen 16 zijn) om inzage verzoekt,
zal het parochiebestuur hem op een duidelijke en begrijpelijke manier informeren of en zo ja, welke gegevens worden
gebruikt.
Op grond van de Wet Bescherming Persoonsgegevens zijn aan het verkrijgen van inzage de volgende voorwaarden
verbonden:
het kerkbestuur moet kunnen vaststellen dat de betrokken parochiaan de persoon is op wie de persoonsgegevens
betrekking hebben.
de parochiaan kan alleen een inzage verzoek indienen als deze 16 jaar of ouder is
 
Adressen
Stichting Interkerkelijke Ledenadministratie (SILA)
Postbus 209
6700 AE Wageningen
E-mail: info@sila.nl
R.-K. Bureau voor de Ledenadministratie
p/a Amersfoortseweg 10
3705 GJ ZEIST